[align=center]

[/align]

أفكار كثيرة للتعامل مع برامج أوفس
تطبيقات وتلميحات لبرامج أوفيس
بعد عشر إصدارات، أصبحت برامج مايكروسوفت أوفيس ناضجة، مفعمة بالمزايا وسهولة الاستخدام. لكن ربما توجد معلومات كثيرة لا تعرفها عن هذا الطقم الذي أصبح في حاسوب كل مستخدم تقريباً. ونعرض في هذه الجولة عشرات من التلميحات المفيدة، والبرامج المضافة، التي تساعدك في الاستفادة أكثر من برامج أوفيس.

اختر إصدارة أوفيس التي تناسبك
تقدّم شركة مايكروسوفت عدة إصدارات من طقم أوفيس، وتحتوي كل منها على مزيج مختلف من البرامج. ومهمتك الأولى عندما تنوي استخدام طقم أوفيس، أن تختار الإصدارة التي تناسبك منه، بحيث تتوفر لديك الأدوات الضرورية اللازمة منه، بدون أن تدفع تكلفة إضافية مقابل برامج قد لا تحتاجها. فإذا كانت حاجتك تقتصر على العناصر الرئيسية، يكفيك أن تستخدم إصدارة أوفيس إكس بي القياسية (Microsoft Office XP Standard)، التي تتضمن برامج وورد، وإكسل، وباوربوينت، وآوتلوك. ويضاف برنامج أكسس إلى تلك المجموعة، في إصدارة أوفيس XP للمحترفين (Microsoft Office XP Professional)، بينما يضاف برنامجي فرونت بيج وشيربوينت (SharePoint Team Services) إلى الإصدارة الخاصة من أوفيس إكس للمحترفين (Office XP Professional Special Edition). وتزيد إصدارة أوفيس إكس بي للمطورين (Office XP Developer) على ذلك، بتقديمها مجموعة أدوات تطوير لتلك البرامج. ويمكن للطلاب والأساتذة الحصول على الإصدارة القياسية بأسعار خاصة بهم.

تعلم الاختصارات اللازمة
أحد أفضل الطرق لزيادة معدل الإنتاج لدى استخدام برامج أوفيس، هو تعلّم اختصارات إنجاز المهمات فيها. ويمكن لميزة "تلميحات الشاشة" (ScreenTips)، (التي تسمّى أيضاً ToolTips)، أن تعرض اختصارات لوحة المفاتيح عند طلب الأوامر الموجودة على شريط الأدوات، ما يسهّل عملية تعلّم الاختصارات المهمة. وكي تشغّل ميزة "تلميحات الشاشة"، وتجعلها تعرض اختصارات لوحة المفاتيح، اختر أمر "أدوات|تخصيص" (Tools|Customize)، ثم اختر لسان التبويب "خيارات" (Options)، وضع إشارة في المربع بجانب عبارة "إظهار تلميحات الشاشة على أشرطة الأدوات" (Show Screen Tips on Toolbars)، وإشارة أخرى في المربع بجانب عبارة "إظهار مفاتيح الاختصار في تلميحات الشاشة" (Show Shortcut Keys in Screen Tips).
وينطبق ما ذكرناه هنا على جميع تطبيقات أوفيس باستثناء برنامج إكسل، على الرغم من أن ملف التعليمات (Help) في برنامج إكسل، يدّعي أنه بإمكانك استخدام هذا الخيار، إلا أنه لا يوجد مربع خيار بجانبه عبارة "إظهار مفاتيح الاختصار في تلميحات الشاشة".

لا حاجة للخروج من برامج أوفيس
يمكنك نسخ، وحذف، وإعادة تسمية، ونقل الملفات بدون الحاجة إلى الخروج من برامجت أوفيس. ولا تحتاج أيضاً، إلى الانتقال إلى مستكشف ويندوز لتطبيق العمليات الأساسية على الملفات، إذ يمكنك تنفيذ أكثرها من خلال أمر "فتح" (Open)، لكن عليك أن تتأكد أولاً من إغلاق الملفات التي تريد تطبيق العمليات عليها.
اختر أمر "ملف|فتح" (File|Open)، وانتقل إلى الملفات التي تريد التعامل معها، ثم انقر بزر الماوس الأيمن على اسم الملف المطلوب، فتظهر قائمة تسمح لك بقص أو نسخ أو حذف أو إعادة تسمية هذا الملف. وتستطيع التعامل مع كتلة من أسماء الملفات، بدلاً من ملف واحد، بالضغط باستمرار على المفتاح Shift، أثناء النقر على أول اسم في المجموعة، ثم النقر على آخر اسم فيها. وللتعامل مع الملفات غير المتتابعة، عليك الضغط على مفتاح Control، عند اختيار كل ملف منها.

اختر الشكل الذي تريده
الأرجح أنك تعلم بوجود أدوات الرسم في برامج أوفيس إكس بي، لكنك لمّا تستخدمها قط. وتستحق هذه الأدوات، التي تساعدك على إنشاء رسوم خطية بسيطة، أن تلقي نظرة عليها، وأن تحاول إجادة استخدامها. اختر "عرض|أشرطة الأدوات|رسم" (View|Toolbars|Drawing)، لفتح هذه الأدوات، وابدأ الرسم بالضغط على الزر الذي يمثل الشكل الذي تريد رسمه (تتوفر خطوط معقدة تحت زر "أشكال تلقائية" AutoShapes)، ثم اسحبه. وقد يفتح برنامج وورد لوحة رسم، كي ترسم ضمنها، لكن يمكنك تجاهلها. وإذا رسمت في أي مكان من المستند، ستجد أن لوحة الرسم قد اختفت.

افتح واعمل
يمكنك البحث عن الملفات، من حوار فتح الملف، باختيار أمر "أدوات|بحث" (Tools|Search). ويسمح لك لسان التبويب "خيارات متقدمة" (Advanced) بتحديد شروط متعددة، مثل الكلمات المفتاح، وحجم الملف. ولطباعة الملفات من دون الحاجة إلى فتحها، حدد هذا الملف أو الملفات، ثم اختر "أدوات|طباعة" (Tools|Print). ويمكنك الوصول إلى خيارات أكثر، مثل فتح نسخة من المستند، وترك الملف الأصلي، بالنقر على السهم نحو الأسفل بجانب زر "فتح".

نظّم عملك
وضعت شركة مايكروسوفت منذ سنوات بريمجاً (applet) لإنشاء مخططات تنظيمية. لكنه كان مخفياً جيداً بحيث لم ينتبه إليه معظم المستخدمين. وتحسن هذا البريمج في أوفيس إكس بي بتمكينه من رسم المخططات الشعاعية (radial)، والهرمية (pyramid)، والهدفية (target)، والمخططات المتداخلة (Venn). ولإضافة أي مخطط منها إلى مستند وورد أو إكسل أو باوربوينت، اختر أمر "إدراج|مخطط" (Insert|Diagram)، وانقر نقراً مزدوجاً على نوع التخطيط الذي تريده، فيدرج البرنامج رسماً للبدء به، ويعرض شريطاً يتضمن أدوات وخيارات لتصميم التخطيط حسب الطلب. وستجد ميزة التنسيق التلقائي (AutoFormat) مفيدة بشكل خاص، ويمكنك الوصول إليها عبر النقر على الزر الواقع على يمين قائمة "تخطيط" (layout)، وهي تمكّنك من تطبيق قوالب جاهزة على مخططاتك للحصول على مظهر متناسق.

تعرّف على جميع الخيارات
ربما لا تهتم بالقوائم الجزئية التي تستخدمها برامج أوفيس تلقائياً، لكنك لست وحيداً في هذا. الحل السهل للتخلص من ذلك: اختر أمر "أدوات|تخصيص" (Tools|Customize). ثم اختر لسان التبويب "خيارات" (Options). وضع علامة في مربّع عبارة "إظهار القوائم الكاملة" (Always Show Full Menus). وهذا الإعداد شامل لكل البرامج، ويؤدي تغييره في أحد البرامج، إلى تطبيقه على جميع برامج أوفيس الأخرى.

اجعل أوفيس مستمعاً أفضل
يمكن أن تكون ميزة التعرف على الكلام المبنية ضمن برامج أوفيس، أداة مفيدة جداً (لا توجد هذه الميزة في الإصدارة العربية)، لكن يمكنك تنفيذ بعض الأشياء التي تجعلها تعمل بشكل أفضل.
* لعل أهم خطوات استخدام هذه الميزة هي خطوة التدريب. لكن ننصحك بعدم الاكتفاء بخيار الحد الأدنى، وتمضية بعض الوقت في التدريب، بما لا يقل عن 15 دقيقة، وستلاحظ تحسناً واضحاً في دقة الاستجابة.

* يمكن أن يكون للمايكروفون الجيد تأثير كبير في مجال التعرّف على الكلام. لكن عليك عند الحصول على مايكروفون جديد، أن تنشئ نموذج جديد لصوتك وكلامك.
* يجب أن تكون بيئة عملك هادئة قدر المستطاع. ولا ننصح بأن تقوم بالتدريب بالقرب من مكيف الهواء، أو مباشرة تحت فتحة التهوية السقفية.
* إذا كانت الضجة المحيطة بمكان عملك تتغيّر حسب الوقت، يفضل إنشاء ملف منفصل لكل وقت. وإذا كنت من العاملين المتنقلين، ننصحك بإنشاء ملف لكل موقع تعمل فيه عادة.

لمسات خاصة
يمكن أن تضيف الشعارات الجذابة، والعناوين الفرعية الجميلة إلى مستندك مظهراً محترفاً وبراقاً. وتقدم ميزة WordArt في برامج أوفيس، إمكانات إنشاء فنية رائعة، وتصل إليها بالنقر على "عرض|أشرطة الأدوات|WordArt" (View|Toolbars|WordArt). انقر على زر "إدراج WordArt" (Insert WordArt) لفتح معرض WordArt (WordArt Gallery)، واختر طرازاً معيّناً تبدأ به، ثم جرّب الخيارات المختلفة، لتكتشف مدى الإبداع الذي يمكن أن تصل إليه.

لعبة الأسماء
لا تدع الأسماء تربكك. فعلى الرغم من أن أحدث طاقم برمجيات أوفيس اسمه مايكروسوفت أوفيس إكس بي، إلا أن البرامج المستقلة فيه تسمى بشكل مختلف، فبرنامج وورد مثلاً، يسمى وورد 2002، وليس وورد إكس بي.

احفظ إعداداتك
يستغرق تخصيص خيارات برامج أوفيس حسب الطلب وقتاً طويلاً نسبياً، فإذا فقدتها ستضيع جهودك هباءً. لكن برامج أوفيس إكس بي تسمح لك بحفظ احتياطي لمعظم إعداداتها المخصصة، على حاسوبك، أو على سواقة شبكة، أو على موقع ويب خاص بمايكروسوفت. ولتشغيل ميزة Save My Settings Wizard، اختر أمر" إبدأ| برامج|أدوات مايكروسوفت|معالج حفظ الإعدادات" (Start|Programs|Microsoft Office Tools|Save My Settings Wizard. ويمكنك عندها حفظ إعداداتك. بعد الانتهاء من النسخ الاحتياطي للإعدادات التي اخترتها، يمكنك استخدام البرنامج ذاته لاستعادتها، أو نقلها إلى نظام آخر. وتقدّم شركة مايكروسوفت هذا البرنامج، بشكل قابل للتنزيل لمستخدمي برمجيات أوفيس 2000، على الموقع: http://office.microsoft.com/assista.../savesett.aspx.

تصوّر هذا
تتضمّن برامج أوفيس محرر صور يدعى Photo Editor، له إمكانات جيدة نسبياً، لكن تركيبه لا يتم تلقائياً أثناء تركيب أوفيس، وبقي لهذا أحد أسرار هذا الطقم. اختر لتركيب برنامج محرر الصور Photo Editor، أمر "إبدأ|إعدادات|لوحة التحكم" (Start|Settings|Control Panel)، ثم انقر على أيقونة "إضافة أو إزالة البرامج" (Add or Remove Programs).
اختر Office XP، ثم اختر "تغيير" (Change). وعندما تظهر أول شاشة إعداد، اختر "إضافة أو إزالة ميزات" (Add or Remove Features)، ثم اختر "التالي" Next)).
وسّع خيار أدوات أوفيس Office Tools، واختر تشغيل Microsoft Photo Editor، من جهاز الكمبيوتر، ثم اختر أخيراً أمر "تحديث" (Update).
يمكنك تشغيل برنامج محرر الصور Photo Editor، عبر سلسلة الأوامر "إبدأ|برامج|أدوات مايكروسوفت أوفيس|Microsoft Photo Editor" (Start|Programs|Microsoft Office Tools|Microsoft Photo Editor).

أضف المعادلات
لإدخال المعادلات كنصوص، استخدم محرر المعادلات Equation Editor.
اختر أولاً أمر "إدراج|كائن" (Insert|Object)، ثم اختر لسان التبويب "إنشاء جديد" (Create New) (في برنامجي وورد، وإكسل)، أو زر (في برنامج باوربوينت). واختر في صندوق نوع الكائن، أمر Microsoft Equation 3.0، وانقر على زر "موافق".
اكتب المعادلات مستخدماً لوحة المفاتيح عند إدخال الحروف والرموز القياسية، بينما ستجد الرموز الرياضية في النصف العلوي من شريط أدوات Equation، وستجد في النصف السفلي القوالب الجاهزة (رموز بفتحات فارغة من أجل توضع العناصر، مثل البسط والمقام في الكسور العادية).
(منقووووووووول)

تحياتي : عبدالقادر